Hey! We think you\'re in United States Shop There
200 TL Üzeri ücretsiz Kargo

Saklama Ve İmha Politikası

OKAN KONFEKSİYON SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Yayın Onayı

Yönetim Kurulu ...... Tarihli Kararı

İmha Politika Versiyon

Versiyon No. 01

İÇİNDEKİLER

1. GİRİŞ

1.1 Politikanın Amacı............……………………………………………………………............….........2

1.2Politikanın Kapsamı....……………………………………………………………….....................…2

1.3Tanımlar……………………………………………………………….……………...........…............2

2.KAYIT ORTAMLARI…………………………………………………….………............................…3

3.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR……………………………...........................4

3.1Saklamaya İlişkin Açıklamalar………………………………………………..................…….........4

3.1.1Saklamaya İlişkin Hukuki Sebepler……………………………………………....................…...4

3.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları………………………………………............................4

3.2 İmhayı Gerektiren Sebepler……………………………………......…………………......................4

4. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ………………………………………….......….............5

4.1Kişisel Verilerin Silinmesi………………………………………………….……….........…..............5

4.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi……………………..………………………………….................….5

4.3Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi…………………………..……………………….....................6

5.SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ………………………………..………………….........….............7

5.1 İmha Süreleri……………………………………..…………………………………..........…............7

5.2 Periyodik İmha…………………………………………..……………………………..........….........9

6.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER……………………….....…………………………...........….........9

6.1 Teknik Tedbirler………………………….....………………………………………...........…..........9

6.2İdari Tedbirler…………………………......………………………………………...........…...........10

7.KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ…………………………......………………………….........….........…..11

8.POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI…………………………………..............11

9. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU………………………………………….............…11

10. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ......................................................................………………..........11

  1. GİRİŞ

1.1 Politikanın Amacı

İşbu saklama ve imha politikası OKAN KONFEKSİYON SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. kısaca (“Okan Konfeksiyon”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elde bulundurulan kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Okan Konfeksiyon tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, çalışanların, çalışan adaylarının, müşterilerin, ziyaretçilerin ve herhangi bir nedenle Okan Konfeksiyon nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri OKAN KONFEKSİYON SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.

1.2 Politikanın Kapsamı

İşbu politika, şirket ortakları, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan, çalışan adayları, stajyer, stajyer adayları, şirket müşterileri, şirket müşterileri yetkilisi ve çalışanları, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçiler, danışman ve üçüncü kişiler ile herhangi bir nedenle Okan Konfeksiyon nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişileri ve bunların kişisel verilerini kapsamaktadır. Okan Konfeksiyon, bu politikayı https://tr.kikiriki.com/ internet adresinde yayımlamak suretiyle, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 5. maddesindeki yükümlülüğünü yerine getirerek, bu kişisel veri sahiplerini bilgilendirmektedir.

Okan Konfeksiyon bünyesinde kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenmesine yönelik faaliyetlerde işbu Politika uygulanır.

1.3 Tanımlar

Açık Rıza: İlgili kişinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, özgürce, konuyla ilgili yeterli bilgi sahibi olarak ve sadece o işlemle sınırlı olarak verdiği onay beyanını,

Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,

Kişisel Veri Sahibi/ İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kişisel Verinin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası: https://tr.kikiriki.com/kvkk adresinden ulaşılabilecek, Okan Konfeksiyon elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı, Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları işbu Politikayı,

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini,

Şirket: OKAN KONFEKSİYON SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. (Kısaca Okan Konfeksiyon)

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi;

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini;

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ni

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i

ifade eder. Bu Politika’da yer almayan tanımlar için Kanun ve Yönetmelik’teki tanımlar geçerlidir.

2. KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, Okan Konfeksiyon tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 1: Kayıt Ortamları

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan Ortamlar

  • Ağ cihazları,
  • Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri Yazılımlar (ofis yazılımları)
  • Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
  • Çıkartılabilir Diskler (USB, Hafıza Kartı vb.)
  • Kişisel Bilgisayarlar (Masaüstü, Dizüstü)
  • Mobil Cihazlar (telefon, tablet vb.)
  • Optik Diskler (CD, DVD, vb.)
  • Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
  • Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
  • Yazılımlar (ofis yazılımları)
  • Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
  • Arşiv
  • Kağıt
  • Manuel Veri Kayıt Sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
  • Yazılı, basılı, görsel ortamlar
  • Birim dolapları.

3. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Okan Konfeksiyon tarafından; şirket ortakları, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan, çalışan adayları, stajyer, stajyer adayları, şirket müşterileri, müşteri adayları, müşteri yetkilisi ve çalışanları, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, tedarikçiler, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçiler, danışman ve üçüncü kişiler, iş ortakları, ürün veya hizmet alan kişiler ile herhangi bir nedenle Okan Konfeksiyon nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kanun, Yönetmelik ve ilgili mevzuatta yer alan usul ve esaslara uygun olarak işlenebilmekte, saklanmakta ve imha edilmektedir.

Bu kapsamda, saklama ve imhaya ilişkin açıklamalara aşağıda yer verilmiştir.

3.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

KVKK’nın 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6 maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Okan Konfeksiyon faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

3.1.1 Saklamaya İlişkin Hukuki Sebepler

Okan Konfeksiyon faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplerle işlenebilmektedir.

  • İlgilinin açık rızası
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi (6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 5411 Sayılı Bankacılık Kanunu, Özürlü, Eski Hükümlü ve Terör Mağduru İstihdamı Hakkında Yönetmelik, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik, 2004 Sayılı İcra ve İflas Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, 4857 Sayılı İş Kanunu, İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Bu Kanunlar Uyarınca Yürürlükte Olan Diğer Düzenlemeler)
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

3.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Okan Konfeksiyon, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

  • Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
  • Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
  • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
  • Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
  • Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
  • Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
  • İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
  • İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
  • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
  • İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
  • Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
  • Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
  • Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
  • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Talep / Şikayetlerin Takibi
  • Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Ücret Politikasının Yürütülmesi
  • Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri
  • Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
  • Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
  • Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi
  • Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
  • Ürün Faturalarının Düzenlenmesi
  • Kurum Binasına Giriş ve Çıkışların Kontrol Altında Tutulması ve İzinsiz Girişlerin Engellenmesi
  • Kalite Standartlarının Sağlanması
  • Yönetim Kurulu Üyelerinin Türk Ticaret Kanunu Mevzuatından Kaynaklanan Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

3.2 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel Verileriniz;

  • İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması,
  • İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  • KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Okan Konfeksiyon tarafından kabul edilmesi,
  • Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması,
  • Okan Konfeksiyon’un, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içerisinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

Hallerinde, Okan Konfeksiyon tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

4. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Okan Konfeksiyon tarafından re’sen veya İlgili Kişi’nin başvurusu üzerine, yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri kendiliğinden silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Okan Konfeksiyon tarafından seçilir. Ancak, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilir.

4.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilme işlemidir. Okan Konfeksiyon tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 2’de belirtilen şekillerde silinir;

Tablo 2: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklamalar

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak /silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

Veri Tabanında

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir.

Şirket Bilgisayarlarında

Kişisel veriler kimlik doğrulama ile erişim sağlanır ve işletim sistemi komutları kullanılarak silinir.

4.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Okan Konfeksiyon tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 3’te belirtilen şekillerde yok edilir;

Tablo 3: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklamalar

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel Yok Etme

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel Yok Etme

Kişisel Veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanmaktadır.

Bulut Ortamında Tutulan Kişisel Verileri Yok Etme Yöntemleri

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

4.3 Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Okan Konfeksiyon tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 4’te belirtilen şekillerde anonim hale getirilir;

Tablo 4: Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklamalar

Bölgesel Gizleme

Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Değişkenleri Çıkarma

İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır.

Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.

Genelleştirme

Birçok kişiye ait kişisel verilerin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

Maskeleme

Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

Veri Değiş Tokuşu

Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kişisel verilerin saklanma süreleri belirlenirken yasal düzenlemelerin getirmiş olduğu yükümlülükler Okan Konfeksiyon tarafından göz önünde bulundurulmaktadır. Yasal düzenlemeler dışında, kişisel verilerin işlenme amaçları ve Okan Konfeksiyon’un söz konusu kişisel veriyi işlemesindeki meşru menfaati göz önünde bulundurularak saklama süresi belirlenmektedir. Bu kapsamda öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, ilgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar kişisel veriler muhafaza edilmektedir. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kurul tarafından aksi yönde bir karar alınmadıkça, kişisel verileri silme, yok etme ya da anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Okan Konfeksiyon tarafından seçilir.

Tablo 5: Saklama Süreleri

VERİSİ İŞLENEN KİŞİ GRUBU

VERİ KATEGORİSİ

VERİ SAKLAMA SÜRESİ

Çalışan

Kimlik, Lokasyon, İletişim, Özlük, Hukuki İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Mesleki Deneyim, Görsel-İşitsel Kayıtlar, Görev ve Unvan Verisi, Çalışan Yakını Bilgisi.

İş akdinin feshinden itibaren 10(on) yıl süre ile saklanır.

Çalışan

Sağlık

İş akdinin feshinden itibaren 15(on beş) yıl süre ile saklanır. (İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Md. 7)

Çalışan Adayı

Kimlik, İletişim, Hukuki İşlem, Mesleki Deneyim, Görsel-İşitsel Kayıtlar, Görev ve Unvan Verisi.

İşe başvuru tarihinden itibaren 6 ay, iş akdinin feshinden itibaren 10 yıl

Çalışan Yakını

Kimlik, İletişim

İş akdinin feshinden itibaren 10 yıl

Eğitmen

Kimlik, İmza, Finans

Eğitimin Bitiminden İtibaren 1 ay

İşyeri Hekimi

Kimlik, İletişim, İmza,

İşten Ayrılmasından İtibaren 15 yıl

Müşteri

Pazarlama, Görsel ve İşitsel Veri

10 Yıl

Müşteri

Kimlik, İletişim

Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl

Müşteri Şirket Yetkilisi

Kimlik, İletişim, İmza,

İşlenmesinden İtibaren 10 Yıl

Müşteri Çalışanı

Kimlik, İletişim,

İşlenmesinden İtibaren 10 Yıl

Ziyaretçi

Kimlik, Fiziksel Mekan Güvenliği

Ziyaretçi kaydının oluşturulduğu tarihten İtibaren 6 Ay

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği

Kaydın oluşturulmasından itibaren 2 Yıl

Ürün/Hizmet Alan Kişi

Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Müşteri İşlem,

Hizmet alan kişinin satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10(on) yıl süre ile saklanır.

Ürün/Hizmet Alan Kişi

Fiziksel Mekan Güvenliği

Olağan Zamanlarda 3 Ay, Adli Vakalarda Dava Zamanaşımı

Okan Konfeksiyon’un işbirliği içinde olduğu Kurum/Firmalar (Tedarikçi, Bayi/Franchise)

Kimlik, İletişim Bilgisi, Finansal Bilgiler,

İş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanuınu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre öngörülmüş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması durumunda, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

5.1 İmha Süreleri

Okan Konfeksiyon, KVKK, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, KVKK’nın 13. maddesine istinaden Okan Konfeksiyon’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

  1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Okan Konfeksiyon talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Okan Konfeksiyon’un talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini, resmi internet sitesinde ilan edilmiş olan Okan Konfeksiyon Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Okan Konfeksiyon, her halde yapılan işlemle ilgili, ilgili kişiye bilgi verir.
  1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Okan Konfeksiyon tarafından KVKK’nın 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

5.2 Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Okan Konfeksiyon işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Okan Konfeksiyon, Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereği periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir.

6.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesiyle KVKK’nın 6. maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Okan Konfeksiyon tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

6.1 Teknik Tedbirler

Okan Konfeksiyon tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda belirtilmiştir.

  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Okan Konfeksiyon, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.
  • Sızma (Penetrasyon) testleri ile Okan Konfeksiyon tarafından bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
  • Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
  • Okan Konfeksiyon, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
  • Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir
  • Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
  • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
  • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Şifreleme yapılmaktadır.

6.2 İdari Tedbirler

Okan Konfeksiyon tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda belirtilmiştir.

  • İmha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
  • Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli önlemleri almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
  • Teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla gizlilik sözleşmesi imzalar, ilgili üçüncü kişilerin işbu gizlilik sözleşmesindeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni göstermektedir.
  • imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını periyodik olarak denetlemekte, gereken önlemleri almaktadır.
  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin yönetmeliği hazırlanmıştır.
  • Kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
  • Gizlilik sözleşmeleri hazırlanmaktadır. Gizlilik sözleşmeleri kapsamında kişisel verilerin korunmasına ilişkin ayrıca hükümler düzenlenmektedir.
  • Okan Konfeksiyon bünyesinde çalışan Mavi Yaka/Beyaz Yaka personellerine KVKK Farkındalık Eğitimleri verilmektedir.
  • Veri Sorumlusu sıfatına haiz Okan Konfeksiyon ile Veri İşleyen arasındaki Gizlilik Sözleşmeleri hazırlanmaktadır.
  • İrtibat Kişisi olarak atanan kişi, Aydınlatma Metinlerinde ilan edilmektedir.
  • Çalışan/Ziyaretçi/Hizmet Alan Kişilere ilişkin Aydınlatma Metinleri hazırlanmaktadır.
  • Okan Konfeksiyon bünyesinde çalışan personellerin İş Sözleşmeleri KVKK ile uyumlu hale getirilmektedir.
  • Kamera Sistemleri bulunan tüm yerlere Kamera Sistemleri Aydınlatma Metinleri tablo şeklinde asılmaktadır.
  • Okan Konfeksiyon bünyesinde çalışan personellere ilişkin Bilgisayar Kullanım Talimatları hazırlanmaktadır.
  • Okan Konfeksiyon bünyesinde çalışan personellere ilişkin kişisel verilerin saklandığı odalar bakımından Erişim Sınırlaması uygulanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Departman bazlı kişisel verileri korumaya yönelik bilgilendirme metinleri ilan edilmektedir.
  • Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurulmuştur.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KOMİTESİ

Okan Konfeksiyon bünyesinde, Yönetim Kurulu kararına istinaden bir Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurulmuştur. Kişisel Verileri Koruma Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Okan Konfeksiyon Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve Okan Konfeksiyon Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.

Kişisel Verileri Koruma Komitesi, biri başkan, biri idari uzman, biri teknik uzman olmak üzere en az üç kişiden oluşur. Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nde görevli Okan Konfeksiyon çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir. Kişisel Verileri Koruma Komitesi, görev ve sorumluluklarını Şirket yönetim kurulunun kararlarından almaktadır.

Tablo 6: Kişisel Verileri Koruma Komitesi

Unvan

Görev Tanımı

Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı

Kanun’a uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; KVKK, Okan Konfeksiyon Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Okan Konfeksiyon Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.

KVKK Uzmanı (Teknik ve İdari)

İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Koruma Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Koruma Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.

8. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı tarafından dosyasında saklanır.

9. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyulduğunda gerekli bölümleri gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır. Okan Konfeksiyon Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında yapılacak güncellemeler https://tr.kikiriki.com/kvkk adr